Jasper Rienstra over Holacracy

Interview door: Mirjam Schram

Holacracy is een besturingssysteem om organisaties slagvaardiger en wendbaarder te maken. Jasper Rienstra van Synnervate is Holacracy-coach. Hij legt uit wat Holacracy hem, anderen en organisaties brengt.

“Ik ben al heel lang organisatieontwikkelaar. Voorheen was ik altijd op mijn best als ik inspiratiesessies mocht leiden, bijvoorbeeld tijdens zogenoemde heidagen. Tijdens deze teamsessies creëerde ik een bepaalde druk om mensen met elkaar in gesprek te laten gaan. Gesprekken die altijd veel losmaakten. Soms waren mensen tot tranen geroerd en helemaal klaar om verandering te omarmen. En dan? Dan kwamen ze terug in dezelfde machtsstructuur van de organisatie. Lag de verandering die ze wilden omarmen buiten hun invloedssfeer. Veranderde er helemaal niets... Het is bijna gemeen om dat met mensen te doen!

Radicaal en ontregelend

Holacracy is een radicaal andere manier van omgaan met macht en autoriteit. In een holacratische organisatie is niemand de baas over iemand anders. Er is in die zin complete gelijkwaardigheid. Verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid zijn verdeeld over de gehele organisatie en purpose staat centraal. Dat houdt in dat er ook allerlei processen binnen een organisatie volledig op de schop moeten. Denk aan anders waarderen en belonen. Holacracy is allesbepalend en heeft een enorme impact. Het is radicaal en ontregelend. Het is daarom essentieel dat je altijd eerst het technisch grondwerk doet, veiligheid creëert, voordat je er als organisatie mee aan de slag gaat.

In 2007 introduceerde Brian Robertson het organisatiemodel Holacracy als tegenhanger van managementhiërarchie. Hij legde spelregels vast om als organisatie tot een hogere mate van zelfsturing, autonomie en efficiëntie te komen. Men werkt in een platte structuur van cirkels (teams) en dynamische rollen met zeer helder gedefinieerde verantwoordelijkheden. Doelen zijn: de organisatie flexibeler en slagvaardiger maken, talent beter benutten, het gevoel van zingeving en intrinsieke motivatie vergroten en een bijdrage leveren aan de maatschappij. Het bekendste internationale voorbeeld van een holacratische organisatie is waarschijnlijk Zappos, de online schoenen- en kledingretailer uit Las Vegas. In Nederland zijn dat onder andere Springest, Synnervate, Oliver Valves, Voys en Snappcar.

Spanning is brandstof!

Holacracy is geen abracadabra en je hebt er geen training of studie voor nodig. Het is vooral een kwestie van boerenverstand gebruiken en ‘gaan doen’. Wat je met Holacracy namelijk doet is elke spanning - van wie of waar dan ook in de organisatie - verwerken als neutrale informatie, waarna je deze snel en betrouwbaar in betekenisvolle verandering omzet. Spanning is brandstof! In de loop van de tijd hebben we onszelf het holistische afgeleerd en onszelf aangeleerd het organiseren alleen maar te laten draaien om masculiniteit, ratio en geld. Holacracy neemt hier afstand van. Er is ultieme transparantie. Hoe dit als ongebruikelijk ervaren wordt, blijkt wel uit het feit dat sommige deelnemers moeite hebben om te vertrouwen op de eenvoud van Holacracy. Ze lezen hun rolbeschrijving, maar denken dat er vast nog allerlei impliciete verantwoordelijkheden van ze verwacht wordt. Dat is niet zo. De spelregels van Holacracy - omschreven in de 40 pagina’s tellende Constitutie - moet je dan ook heel letterlijk nemen. Iedereen weet daardoor waar hij of zij aan toe is.

Wat ik prettig vind aan Holacracy, is dat het ook eenvoudig en concreet is. Het is én autonomie belichamen én goed in relatie staan met de wereld. Het is wakker worden: nadenken over je eigen rol en de keuzes die je maakt. Mensen raken op die manier weer vertrouwd met hun eigen sensoren voor spanningen en leren weer veiligheid te ervaren. 

Be a Ferrari

Ik geloof in eenheidsbewustzijn. Dat alles met elkaar samenhangt. Dat het gaat om hard én zacht, om intuïtie én ratio, om helderheid én gevoeligheid. Dingen moeten in balans zijn. Dat klinkt soms wat zweverig. Daarom start ik vaak met het concrete. Daarna volgt bij mensen vanzelf het bewustzijn. Men volgt een zogenaamde ‘taster workshop’. Kiest men er voor om door te gaan, dan gaan we meteen doen en starten we met het ophoesten van de eerste spanningen. Holacracy is echt een manier om dingen gedaan te krijgen, actief te sturen.

Veiligheid creëer je in de eerste fase door van ‘persoon’ naar ‘rol’ te gaan. Wij gaan intern zelfs zo ver dat we mails sturen naar ‘rollen’ in plaats van ‘mensen’. Dat lijkt vergezocht, maar het helpt ons om helder te maken vanuit welke rol er iets gevraagd wordt. Behalve het scheiden van mens en rol, hebben we nog een aantal principes, zoals ‘één spanning tegelijk’ behandelen. Maar ook altijd ‘purpose first’. En - deze is leuk - ‘be a Ferrari’. Met andere woorden: voel je vrij binnen de purpose en verantwoordelijkheid van je rol! Durf hard te gaan en erop te vertrouwen dat de anderen met Holacracy de tools hebben om jou te begrenzen, mocht dat nodig zijn. Nog één: alleen expliciete verwachtingen tellen. 

Nadat men zich bewust is geworden van rollen en functies, kunnen de processen op de schop. Holacracy heeft impact op elk element van de organisatie, of het nu gaat om het aannamebeleid, juridisch of financieel. De verhouding tussen medewerkers en organisatie verandert. Soms verandert zelfs de purpose van de organisatie. Sneller innoveren ligt ineens binnen de mogelijkheden, doordat je de collectieve intelligentie benut. Met het verdelen van de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid, krijgt elke medewerker meer eigenaarschap. Dat geeft ruimte aan en voldoening voor de medewerker, maar werkt ook fijn voor de CEO, die niet alles meer alleen hoeft te beslissen en dus ontlast wordt. Feitelijk wordt elke medewerker een manager.

Zeggen wat je doet, doen wat je zegt

Het behalen van een certificaat voor Holacracy-coach vond ik niet per se gemakkelijk. Ook al ben je een senior in het coachingsvak, het blijft gewoon hard werken om zover los te laten als in Holacracy van je verwacht wordt en niet in de ‘ouderrol’ te schieten! Het is bovendien belangrijk dat je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Ik gebruik mijn eigen bewustzijn om mensen en organisaties uit te nodigen om zo ruim als het universum en zo precies als een zandkorrel te zijn, om zodoende - blijmoedig - de wereld te transformeren. De School voor Zijnsoriëntatie en het Dzogchen-Boeddhisme zijn zeer bepalend geweest in het komen tot dit levensmotto. Als Synnervate-collega’s volgen we in 2019 een jaar lang training in teamontwikkeling met SCT (Systems-Centered Training). Ondanks dat we al goed samenwerken als team, merkten we dat er nog wat blokkades in de onderstroom zaten en we toch nog conflictvermijdend gedrag vertonen soms. Die energie die dat in beslag neemt, wilden we graag aanwenden voor positieve dingen. 

Sinds de kennismaking met Holacracy, ga ik ook privé anders met zaken om. Mijn vrouw en ik hebben afgesproken dat zingeving voortaan vóór inkomsten gaat. Dat impliceert ook de tering naar de nering zetten. Kleiner gaan wonen kan ook een acceptabele consequentie zijn. De radicale purpose gerichtheid van Holacracy inspireert mij om mijn leven écht vanuit vrijheid vorm te geven, zonder dat het ten koste gaat van anderen.” 

Jasper Rienstra is partner bij organisatieontwikkelingsbureau Synnervate en vervult - volgens goed holacratisch begrip - onder andere de rol van Lead Link. Hij is Certified Holacracy Coach en helpt organisaties met de implementatie van Holacracy. Hij noemt zichzelf ‘hardnekkig optimistisch’ over het potentieel van mensen om eenheid te ervaren. Jasper en de Synnervate-organisatieontwikkelaars noemen zich Changemakers: mensen die zorgen voor zichtbare, duurzame veranderingen. Changemakers werken vanuit een missie, brengen energie en smeden stevige relaties.